YTO-menetelmät ja seuratoiminta

Yhteistoiminnallinen kokoustyöskentely

Monille seuratoimijoille ovat tuttuja piiiitkät kokoukset! Niissä käsitellään tärkeitä asioita, mutta silti niihin tuskastuu. Kokoukset ovat aivan liian usein tehottomia asioiden hoitamisen kannalta. Koko seuratoiminnalle on eduksi kehittää kokouskäytäntöjä tietoisesti ja johdonmukaisesti. 

Kokoustyöskentelyn sudenkuopat

Kokouksissa usein esiintyvät ongelmat ovat valitettavan tuttuja monille seuratoimijoillekin.   
  • Aikataulu - kokous alkaa myöhässä ja venyy liian pitkäksi
  • Valmistelu - asiat on valmisteltu puutteellisesti tai ei lainkaan
  • Ajankäyttö - yhden asian käsittelyyn käytetään suhteettoman paljon aikaa
  • Osallistuminen - vain muutama osallistuu keskusteluun
  • Jälkipalaverit - kokouksessa hiljaiset puhuvat jälkeenpäin, kun päätökset on jo tehty
  • Tasapuolisuus - ei kuunnella kaikkien mielipiteitä
  • Käsittelyjärjestys - kokouksen aikana hypitään käsiteltävästä asiasta toiseen
  • Keskittyminen - ei pysytä asiassa, puhutaan puhelimeen, käydään tupakalla, puuhaillaan muuta jne.
  • Läsnäolo - kokoukseen saavutaan myöhässä tai sieltä lähdetään pois keskenkaiken
  • Päätöksenteko - ei tehdä selkeitä päätöksiä tai unohdetaan päätöksien tekeminen kokonaan, jätetään sopimatta päätösten toimeenpanemisesta ja vastuista
  • Sitoutuminen - tehtyjä päätöksiä ei noudateta tai toteuteta
  • Jatkon suunnittelu - sovitaan vain seuraavan kokouksen aika ja paikka, mutta kokouksen tavoitteista tai valmistelusta ei sovita lainkaan
Ongelmat esiintyvät erilaisina yhdistelminä seurojen kokouksissa ja ryhmätapaamisissa. Etenkin pitkään toimivien ryhmien kannattaa panostaa kokoustyöskentelyn tietoiseen kehittämiseen. Myös tilapäisten ryhmien kokouksia voidaan tehostaa hyvin valituilla yhteistoiminnallisilla menetelmillä. 

Yhteistoiminnallinen kokouskäytäntö

Yhteistoiminnallisuuteen perustuva kokousmalli sopii minkä tahansa kokouksen työskentelyn pohjaksi. Sitä voi käyttää myös viralliseen protokollaan perustuvan kokouskäytännön rinnalla. 
Pitkään toimineissa johtokunnissa ja hallituksissa mallin käyttöönotosta kannattaa sopia yhteisesti. Sen noudattamiseen voidaan totutella vähitellen. Kun kokousmallin edut työskentelyn tehostumisena kirkastuvat, sen noudattaminen helpottuu ja alkaa levitä johtokuntatyöskentelyn lisäksi muihinkin seuratoimijoiden palavereihin. 
Hyvän kokouskäytännön mallissa kokouksen kulku jaetaan viiteen osaan:
  1. Vapaan jutustelun aika
  2. Tavoitteista ja pelisäännöistä sopiminen
  3. Varsinainen kokoustyöskentely
  4. Työskentelyn arviointi
  5. Jatkosuunnittelu
Oheisessa kaaviossa on kuvattu yhteistoiminnallisen kokouksen kulku. Sivun alalaidassa on linkki kaavion tulostettavaan versioon. Se voidaan vaikkapä kiinnittää kokoustilan seinälle tai jakaa kaikille osallistujille.
yto-kokous
Hyvä kokouskäytäntö. Kuva Leppilampea (2004) mukaillen.



Vapaa jutustelu:

Ennen varsinaista kokousta varataan hieman aikaa vapaalle seurustelulle. Tämä kannattaa myös ilmoittaa kokouskutsussa. Osallistujat voi houkutella tulemaan ajoissa paikalle vaikkapa sopivan tarjoilun voimin. Varsinainen kokous aloitetaan täsmällisesti ilmoitetulla kellonlyömällä.

Tavoitteet ja pelisäännöt:

Kokouksen tavoitteista ja työskentelytavoista sovitaan yhteisesti. Tämä edistää kokoustyöskentelyyn sitoutumista. Heti aluksi kysytään osallistujien aikataulua ja sovitaan, mihin mennessä kokous päättyy. Näin kenenkään ei tarvitse lähteä pois, kun kokous on vielä kesken.

Jos kokouksen esityslistaa ja päätösesityksiä ei ole toimitettu osallistujille etukäteen, keskustellaan pareittain 2-3 minuuttia siitä, mitä asioita kokouksessa tulisi käsitellä. Keskustelun päätteeksi puheenjohtaja kysyy kultakin parilta, mitkä asiat heidän mielestään ovat alkaneessa kokouksessa etusijalla. Esityslistaa voidaan muuttaa tai se voidaan koota tämän keskustelun pohjalta.

Myös kokouksen pelisäännöistä voidaan sopia yhteisesti. Usein kokoontuvissa ryhmissä riittää, kun pelisäännöt sovitaan kerran esimerkiksi toimikauden alussa. Sääntöihin voidaan palata myöhemmin ja niistä voidaan tarpeen mukaan sopia uudelleen. Vaikka pelisäännöistä ei sovittaisikaan, kannattaa säännöllisesti kokoontuvien ryhmien silloin tällöin varata aikaa omien kokouskäytäntöjensä pohtimiseen esimerkiksi parikeskusteluna. Esiin nousseet epäkohdat kannattaa kirjata ja ottaa pitkäjänteisen kehittämisen kohteiksi.

Kokoustyöskentely:

Kokouksen esityslistalle otettavat asiat jaetaan kolmeen ryhmään: päätettävät asiat, keskusteltavat asiat sekä ilmoitusasiat. Ilmoitusasioihin käytetään aikaa vain sen verran kuin on välttämätöntä - joissakin asioissa riittää, että asiat voi lukea esimerkiksi saapuneista kirjeistä tai tiedotteista. Keskusteltavien asioiden kohdalla tarkoitus on valmistella päätöksentekoa tulevia kokouksia varten.

Keskusteluissa ja päätösten työstämisessä kannattaa hyödyntää sellaisia kokoustyöskentelyä tehostavia yhteistoiminnallisia menetelmiä, jotka tukevat keskustelua, ideointia ja päätöksentekoa (kts. linkki sivun alareunassa).

Arviointi:

Kokoustyöskentelyn arviointi kirjataan esityslistaan, jotta se tulee varmasti tehdyksi. Pareittain keskustellaan siitä, miten kokoukselle asetetut tavoitteet saavutettiin, miten työskentely onnistui ja toimittiinko pelisääntöjen mukaisesti.

Keskustelussa esille nousseet asiat kirjataan pöytäkirjaan. Arvioinnin tavoite on löytää keinoja tulevien kokousten tehostamiseen. Arviointiin käytetty aika maksaa itsensä nopeasti takaisin tulevien kokousten ajansäästöinä.

Jatkosuunnitelma:

Ennen kokouksen päättämistä sovitaan uuden kokouksen aika ja paikka. Lisäksi keskustellaan ja sovitaan siitä, mitä asioita seuraavassa kokouksessa käsitellään ja kuka vastaa niiden valmistelusta.

Hyvän yhteistoiminnallisuuden henkeen kuuluu, että kukin saa itse valita, minkä asioiden valmisteluun osallistuu. Jokaisen on ainakin joskus oltava valmis ottamaan valmistelu omalle kontolleen.

Kokoustyöskentelyä tehostavia menetelmiä.




Tämä sivusto käyttää evästeitä sivuston käyttöä koskevien tietojen keräämiseksi. Kun käytät tätä sivustoa, hyväksyt evästeiden käytön.
Sulje

Evästekäytännöt

Tätä sivustoa käyttämällä hyväksyt, että voimme asettaa evästeitä tietokoneellesi tai mobiililaitteeseesi.

1. Mitä evästeet ovat?

Evästeet ovat pieniä datatiedostoja, jotka siirtyvät tietokoneellesi, kun otat yhteyden johonkin verkkosivustoon. Evästeet tallentuvat selaimen käyttämien tiedostojen yhteyteen.

Lisätietoa evästeistä saat sivulta www.aboutcookies.org.

2. Miksi evästeitä käytetään?

Evästeet tunnistavat tietokoneesi, kun tulet sivustolle uudelleen. Ne muistavat myös sivustolla aikaisemmin tekemäsi valinnat ja parantavat siten sivuston käyttökokemusta. Evästeiden avulla pystyy esimerkiksi tunnistamaan käyttäjän laitteet sekä mukauttamaan mahdollisia mainoksia sivuilla sekä mahdollisissa muissa palveluissa.

3. Mitä evästeitä käytetään?

Jotkin evästeet ovat sivustomme teknisen toiminnan ja käytön vuoksi välttämättömiä. Nämä evästeet eivät kerää käyttäjästä tietoa, jota voitaisiin hyödyntää markkinoinnissa tai muistamaan käyttäjän valitsemia sivustoja.

Suorituskykyä mittaavat evästeemme keräävät tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivujamme (esim. eniten käytetyt sivut, mahdolliset virheviestit). Nämä evästeet eivät kerää käyttäjistä tunnistettavia tietoja, vaan ne ovat anonyymejä ja niitä käytetään ainoastaan parantamaan nettisivujen toimivuutta.

Sivuilla olevat kolmansien osapuolten liitännäispalvelut (esim. mainokset, YouTube-videot, Google-tilastointi tai Facebook-liitännäiset) saattavat tallentaa käyttäjän tunnistamiseen käytettävää tietoa, mihin emme valitettavasti voi vaikuttaa. Jos haluat estää niitä seuraamasta liikkumistasi verkossa, voit kytkeä ns. kolmannen osapuolen evästeet pois käytöstä selaimesi asetuksista. Ohjeet löydät selaimesi ohjesivuilta.

Sivuillamme saattaa olla myös painikkeita, jotka helpottavat sisällön jakamista eri verkkoviestintäympäristöihin ja sosiaaliseen mediaan. Jos käytät näitä painikkeita, valitsemaltasi palvelulta voidaan asettaa eväste päätelaitteellesi. Nämä evästeet eivät ole hallinnassamme. Lisätietoja kolmannen osapuolen evästeiden käytöstä saat kyseisen osapuolen verkkosivulta.

4. Evästeiden hallinta ja estäminen

Jos et halua vastaanottaa evästeitä, voit muuttaa Internet-selaimesi asetuksia niin, että saat ilmoituksen aina kun evästeitä ollaan lähettämässä tietokoneellesi. Vaihtoehtoisesti voit estää evästeiden käytön kokonaan. Evästeiden käyttöä voi rajoittaa tai sen voi estää Internet-selaimen kautta (katso tarkemmat tiedot selaimen ohjeista).

Jos estät evästeiden tallennuksen tai poistat ne käytöstä, jotkin verkkosivujemme toiminnoista eivät välttämättä toimi oikein.

Sulje