YTO-menetelmät ja seuratoiminta

Kokoustyöskentelyä tehostavia yhteistoiminnallisia menetelmiä

Ajatusten esille tuomista, ideointia, suunnittelua, päätöksentekoa, työnjakoa, vastuunkantoa, yhteistyötä - tätä kaikkea kaikkea tarvitaan kokoustyöskentelyssä. Yhteistoiminnalliset menetelmät ovat työkaluja, joilla työskentelyä voidaan tehostaa ja tehdä mielekkäämmäksi.

Työskentelyä pareittain tai pari kertaa pareittain

Parityöskentely sopii monenlaisten ajatusten, ideoiden ja vaihtoehtoisten toimintatapojen käsittelyyn. Työskentelyyn tarvitaan fläppipaperia ja tusseja.
  1. Kokouksen vetäjä jakaa osallistujat pareiksi esimerkiksi ottamalla luvun kahteen. On hyvä, jos parhaat tuttavat tai aina vierekkäin istuvat henkilöt eivät muodosta paria.
  2. Vetäjä määrittelee työskentelyn teeman ja jakaa mahdollisen ennakkoaineiston. Parit tutustuvat jaettuun aineistoon itsenäisesti.
  3. Parit keskustelevat mielestään tärkeistä asioista. He valitsevat yhteisesti 2-4 tärkeintä kohtaa jatkokäsittelyyn. Vetäjä antaa keskustelulle määräajan, 2-10 minuuttia, ja ilmoittaa kun aika on päättynyt.
  4. Jos kokousväkeä on paljon, voidaan ennen yhteistä käsittelyä järjestäytyä vielä neljän hengen ryhmiin. Kumpikin pari esittelee tärkeiksi nostamansa teemat. Niistä valitaan vielä yhteisesti 2-4 tärkeintä yhteiseen käsittelyyn. Aikaa käytetään taas 2-10 minuuttia.
  5. Lopuksi kootaan vetäjän johdolla kokousväen valitsemat tärkeät kohdat fläppipaperille. Kokouksen sihteeri voi toimia kirjurina. Tehtävään voidaan valita myös muu henkilö kokousväen joukosta. Jokainen pari tai ryhmä saa vuorotellen puheenvuoron ja esittelee lyhyesti yhden tärkeänä pitämänsä asian kerrallaan. Kertaalleen kirjattua asiaa ei esitellä enää uudelleen. Vuorottelua jatketaan, kunnes kaikki tärkeät asiat on kirjattu.
  6. Lopuksi keskustellaan fläpille kirjatuista aiheista yhteisesti ja päätetään jatkotoimista.
Pienessä ryhmässä ei välttämättä nouse tärkeitä asioita esille riittävästi. Erilaisen näkökulmien antaminen kullekin parille voi laajentaa yhteiseen käsittelyyn tulevia asioita.

Tärkeiden asioiden pyramidi

Yhteistoiminnallisesti työskentelevien ryhmien on hyvä sopia keskinäisistä pelisäännöistä, jotka nopeuttavat ja tukevat työskentelyä. Kun pelisäännöt on kerran tehty, on ryhmän ongelmiin helpompi puuttua. Pelisäännöt myös sitouttavat ryhmän jäseniä yhteiseen työskentelyyn.

Pelisäännöt voidaan laatia tärkeiden asioiden pyramidin avulla. Työskentelyyn tarvitaan tyhjiä A4-kokoisia pyramidikuvia, kyniä, fläppipaperia, tusseja ja teippiä. Aikaa työskentelyyn varataan noin tunti.

pyramidi

Ryhmän pelisääntöpyramidin luominen 

  1. Ensin ryhmän jäsenet työskentelevät yksinään. Jokainen miettii ja kirjaa pyramidiin kuusi pelisääntöä, joita itse sitoutuisi noudattamaan tulevissa kokouksissa ja joita haluaisi toistenkin noudattavan. Pyramidin huipulle kirjataan tärkein asia, pohjalle tulevat vähiten tärkeät.
  2. Ryhmä jakautuu pareiksi ottamalla luvun kahteen.
  3. Parit neuvottelevat pyramidiensa 12 pelisäännöstä yhteiset kuusi, ja kirjaavat ne uuteen pyramidiin.
  4. Seuraavaksi parit yhdistyvät neljän hengen ryhmiksi. Neuvotellaan taas uusi yhteinen pelisääntöpyramidi. Nelikon yhteiset pelisäännöt kirjataan fläpille pyramidiksi, tärkein taas huipulle.
  5. Nelikkojen pyramidit kiinnitetään teipillä seinälle. Fläpeistä käydään nopea esittelykierros. Näin varmistetaan, että kaikki ymmärtävät kirjatut sääntöehdotukset samalla tavalla.
  6. Kaikki työskentelyyn osallistuvat saavat 5 ääntä, jotka kukin jakaa tukkimiehen kirjanpidolla niille pelisäännöille, joita pitää tärkeimpinä. Menettelytavaksi voi vielä sopia, että pisteitä on annettava muidenkin fläpeille, ei vain omalleen!
  7. Tutkitaan äänestyksen tulos. Neuvotellaan, mitkä säännöt voidaan yhdistää - sama sääntöehdotus voi esiintyä useammallakin fläpillä, mutta eri tavoin ilmaistuna.
  8. Valitaan yhteiset kuusi pelisääntöä, joihin kaikki ryhmän jäsenet ja vetäjä ovat valmiita sitoutumaan, ja piirretään ne pyramidiin uudelle fläpille.
  9. Kokouksen sihteeri piirtää ryhmän yhteisen pyramidin puhtaaksi. Se voidaan vielä allekirjoittaa sopimuksen merkiksi.
On tärkeää myös keskustella siitä, mitä valituiksi tulleet pelisäännöt käytännössä tarkoittavat, jotta niistä vallitsee yhteisymmärrys.

Pelisääntöpyramidi kopioidaan kaikille työskentelyyn osallistuneille. Kopiota pidetään mukana tulevissa kokoontumisissa. Jos jatkossa ilmenee, että jotain sovittua sääntöä ei noudatetakaan, neuvotellaan kyseinen kohta uudelleen.

Joo ja...! - Ideoiden kehittelyä positiivisen imun voimin

Menetelmän tavoitteena on kehittää uusia ideoita käsiteltävänä olevasta aiheesta mahdollisimman positiivisessa mielentilassa. Vetäjä käynnistää työskentelyn jakamalla isomman joukon tarvittaessa pienryhmiin. Ryhmien kesken sovitaan, miten ja kuka kirjaa työskentelyn ideat muistiin. 
  1. Ryhmässä yksi sanoo jonkun idean. Se saa olla vielä aivan keskeneräinen ajatus.
  2. Seuraava jatkaa idean kehittelyä täydentäen sitä jollain positiivisella ajatuksella Joo ja...! -hengen mukaisesti.
  3. Seuraava jatkaa vuorostaan omalla positiivisella ajatuksellaan. Kierroksia voi tehdä useitakin, jos ajatuksia ja aikaa riittää.
  4. Lopuksi valitaan parhaat ideat kokouksen yhteiseen jatkokäsittelyyn.
Ajatukset saavat olla keskeneräisiä tai utopistisia. Oleellista on tuottaa kritiikittä paljon ajatuksia, jotta on mistä valita. Samaa menetelmää voidaan käyttää myös siten, että ideat ja niiden jatkokehittely kirjoitetaan paperille.

Ongelmanratkaisua minuuttipiirissä

Menetelmän tavoitteena on keksiä useita vaihtoehtoisia ratkaisuja ajankohtaisiin ongelmiin. Työskentelyyn tarvitaan paperia ja kyniä. Vetäjä jakaa osallistujat 6 hengen pienryhmiin. Vetäjä toimii myös kellokallena.
Vetäjä pyytää ryhmiä istumaan rinkiin ja jakaa jokaiselle tyhjän paperin ja kynän.
  1. Jokainen kirjoittaa paperille yhden käsiteltävänä olevaan asiaan liittyvän ongelman tai huolenaiheen. Aikaa on tasan yksi minuutti.
  2. Paperit laitetaan kiertämään piirin ympäri.
  3. Jokainen kirjoittaa kuhunkin paperiin ensimmäiseksi mieleen tulevan ajatuksen ja laittaa paperin eteenpäin. Paperien on tarkoitus kiertää piirin ympäri "minuutissa" - siis mahdollisimman nopeasti.
Kun paperit ovat palanneet takaisin alkuperäisille omistajilleen, jatketaan käsiteltävänä olevan aiheen parissa yhteisesti. Käydään läpi minuuttipiirissä esiin nostetut ongelmat ja keskustellaan niihin saaduista ajatuksista.

Miellekartta

Miellekartta on tapa kirjata asioita paperille, kun jäsennetään käsiteltävänä olevaa asiaa tai tehdään esimerkiksi kokousmuistiinpanoja. Miellekartta auttaa myös ideoiden keksimisessä ja kehittelyssä. Miellekarttoja voidaan piirtää yksin tai ryhmässä. Kartan piirtämiseen tarvitaan iso paperi, kuten fläppipaperi tai A3-kokoinen paperiarkki ja erivärisiä kyniä tai tusseja.
  1. Käännä paperi vaakasuuntaan.
  2. Kirjoita aihe keskelle paperia.
  3. Piirrä tai kuvaile aihe tekstin ympärille.
  4. Piirrä viivoja keskeltä ulospäin.
  5. Kirjoita avainsanoja, lukuja tai piirrä kuvia ja symboleja viivojen päälle tai päihin. Käytä vain yhtä tai kahta sanaa viivaa kohden. Piirrä viiva yhtä pitkäksi kuin sen päällä olevat sanat tai kuvat.
  6. Käytä kuvioita, merkkejä, symboleja, nuolia, piirroksia ja värejä, joilla voit osoittaa tärkeysjärjestyksiä ja viittauksia.
Miellekartan tekeminen voi äkkiseltään tuntua vaikealta, mutta mitä enemmän miellekarttoja piirtää, sitä luontevammalta se alkaa tuntua. Piirtäminen kirjoittamisen lisäksi pistää molemmat aivopuoliskot paiskimaan töitä!

Kotiryhmätyöskentely

Seurojen johtokunnat ja hallitukset työskentelevät yhdessä vuosia. Jäsenet vaihtuvat yleensä muutama henkilö kerrallaan. Ryhmä on jatkuvassa muutostilassa, mutta tukeutuu samalla vanhoihin toimintatapoihin. Johtokunnan tai hallituksen jäseniä aktivoiva ja toimintaan sitouttava työtapa on kotiryhmätyöskentely. Kotiryhmiä voidaan hyödyntää kokousvalmistelussa sekä seuratoiminnan suunnittelussa ja toteutuksessa.

Johtokunnan tai hallituksen koosta riippuen kotiryhmän koko voi olla 3-4 henkeä. Kotiryhmiä on hyvä olla vähintään kolme. Kotiryhmät muodostetaan aina alkavan kauden järjestäytymiskokouksessa.

Ryhmien muodostamisessa kannattaa hyödyntää sopivaa satunnaismenetelmää, esimerkiksi jonoa ja luvun ottamista. Eri vuosina voidaan asettua jonoksi syntymäkuukauden mukaan, etu- tai sukunimen mukaiseen aakkosjärjestykseen, hiusten värin mukaan, kengän koon mukaan - perusteita voi keksiä loputtomiin. Jonossa otetaan luku kolmeen tai neljään. Ykköset muodostavat yhden kotiryhmän, kakkoset toisen jne.

Kun kotiryhmät on muodostettu, kannattaa hetki totutella uudessa ryhmässä toimimiseen, vaikka ryhmän jäsenet tuntisivatkin toisensa entuudestaan.

Toisilleen tuttujen ihmisten kesken voidaan aloittaa esimerkiksi siten, että kukin kertoo itsestään asian, jota toiset eivät ennestään tiedä. Itsensä voi esitellä myös uudella nimellä, joka muodostuu vaikkapa omasta toisesta nimestä ja äidin tyttönimestä. Vieraampien kesken voidaan tutustua etunimen tarinan avulla: Kukin esittelee itsensä etunimellään ja kertoo nimensä historian sellaisena kuin sen vanhemmiltaan on kuullut. Nimestään voi kertoa perimätietoutta tai nimen merkitykseen liittyviä asioita. Esittelyssä voidaan kertoa myös sukunimen historiasta.

Alkulämmittelyn jälkeen keskustellaan hetki oman seuran toiminnasta ja sen tavoitteista sekä siitä, mitä seuratoiminta merkitsee kullekin kotiryhmän jäsenelle. Omalle kotiryhmälle keksitään nimi ja motto.

Johtokunnan tai hallituksen kokouksissa kotiryhmille sovitaan tehtäviä kulloisenkin tilanteen mukaan. Tehtävät kirjataan myös pöytäkirjaan. Toimintakauden lopuksi pidetään kotiryhmien päättäjäiset. Kotiryhmät voidaan myös kiitellä ja palkita esimerkiksi seuran pikkujouluissa.

Positiivista palautetta vuoron vaihteessa

Seurojen johtokunnissa, hallituksissa ja muissa toimielimissä toimivat henkilöt ansaitsevat myös palautetta tekemästään arvokkaasta työstä. Palautetta voi antaa koko porukalle vaikkapa vuosittain toimikauden päättyessä. Positiiviset fläpit sopivat palautetekniikaksi ryhmälle, jonka jäsenet tuntevat toisensa hyvin. Menetelmän toteuttamiseen tarvitaan fläppipaperia, tusseja ja teippiä. 
  1. Ryhmän vetäjä jakaa jokaiselle fläppipaperin ja tussin, myös itselleen.
  2. Vetäjä pyytää jokaista kirjoittamaan oma nimensä fläppipaperin yläkulmaan ja tekee itse samoin.
  3. Kaikki etsivät seinältä paikan omalle fläppipaperilleen ja teippaavat sen kiinni.
  4. Kaikki käyvät kirjoittamassa jokaiseen fläppiin positiivisia asioita fläpin omistajasta ja hänen toiminnastaan seurassa.
  5. Tutkitaan fläpit yhdessä, minkä jälkeen jokainen ottaa oman fläppinsä talteen. Kun usko seuratoimintaan meinaa hiipua tai mieli on muuten vain matalalla, voi ottaa positiivisen fläppinsä esiin mieltä piristämään!
Sama menetelmä sopii positiivien palautteen jakamiseen myös pikkujouluissa, näytelmän päättäjäisissä, ja erilaisissa päättäjäisjuhlissa. Fläppipaperin tilalla voi käyttää pienempääkin paperia ja tavallista kynää.





Tämä sivusto käyttää evästeitä sivuston käyttöä koskevien tietojen keräämiseksi. Kun käytät tätä sivustoa, hyväksyt evästeiden käytön.
Sulje

Evästekäytännöt

Tätä sivustoa käyttämällä hyväksyt, että voimme asettaa evästeitä tietokoneellesi tai mobiililaitteeseesi.

1. Mitä evästeet ovat?

Evästeet ovat pieniä datatiedostoja, jotka siirtyvät tietokoneellesi, kun otat yhteyden johonkin verkkosivustoon. Evästeet tallentuvat selaimen käyttämien tiedostojen yhteyteen.

Lisätietoa evästeistä saat sivulta www.aboutcookies.org.

2. Miksi evästeitä käytetään?

Evästeet tunnistavat tietokoneesi, kun tulet sivustolle uudelleen. Ne muistavat myös sivustolla aikaisemmin tekemäsi valinnat ja parantavat siten sivuston käyttökokemusta. Evästeiden avulla pystyy esimerkiksi tunnistamaan käyttäjän laitteet sekä mukauttamaan mahdollisia mainoksia sivuilla sekä mahdollisissa muissa palveluissa.

3. Mitä evästeitä käytetään?

Jotkin evästeet ovat sivustomme teknisen toiminnan ja käytön vuoksi välttämättömiä. Nämä evästeet eivät kerää käyttäjästä tietoa, jota voitaisiin hyödyntää markkinoinnissa tai muistamaan käyttäjän valitsemia sivustoja.

Suorituskykyä mittaavat evästeemme keräävät tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivujamme (esim. eniten käytetyt sivut, mahdolliset virheviestit). Nämä evästeet eivät kerää käyttäjistä tunnistettavia tietoja, vaan ne ovat anonyymejä ja niitä käytetään ainoastaan parantamaan nettisivujen toimivuutta.

Sivuilla olevat kolmansien osapuolten liitännäispalvelut (esim. mainokset, YouTube-videot, Google-tilastointi tai Facebook-liitännäiset) saattavat tallentaa käyttäjän tunnistamiseen käytettävää tietoa, mihin emme valitettavasti voi vaikuttaa. Jos haluat estää niitä seuraamasta liikkumistasi verkossa, voit kytkeä ns. kolmannen osapuolen evästeet pois käytöstä selaimesi asetuksista. Ohjeet löydät selaimesi ohjesivuilta.

Sivuillamme saattaa olla myös painikkeita, jotka helpottavat sisällön jakamista eri verkkoviestintäympäristöihin ja sosiaaliseen mediaan. Jos käytät näitä painikkeita, valitsemaltasi palvelulta voidaan asettaa eväste päätelaitteellesi. Nämä evästeet eivät ole hallinnassamme. Lisätietoja kolmannen osapuolen evästeiden käytöstä saat kyseisen osapuolen verkkosivulta.

4. Evästeiden hallinta ja estäminen

Jos et halua vastaanottaa evästeitä, voit muuttaa Internet-selaimesi asetuksia niin, että saat ilmoituksen aina kun evästeitä ollaan lähettämässä tietokoneellesi. Vaihtoehtoisesti voit estää evästeiden käytön kokonaan. Evästeiden käyttöä voi rajoittaa tai sen voi estää Internet-selaimen kautta (katso tarkemmat tiedot selaimen ohjeista).

Jos estät evästeiden tallennuksen tai poistat ne käytöstä, jotkin verkkosivujemme toiminnoista eivät välttämättä toimi oikein.

Sulje