Järjestötoiminnan tietopalvelu – Järjestö- ja yhdistystoiminta

"Se on jo intrassa"
– Sisäisen viestinnän rajattomat mahdollisuudet

Sari Kuvaja, 16.1.2007

*Artikkeli

Henkilökohtainen tapaaminen on todennäköisesti kaikkein tehokkain ja varmin tapa välittää ajatuksiaan ja näkemyksiään vastaanottajalle haluamassaan muodossa. Kasvokkain voi hyödyntää monipuolisesti erilaisia inhimillisen vuorovaikutuksen keinoja: sanoja, eleitä, ilmeitä, asentoja, tuoksuja ja värejä. Henkilökohtainen tapaaminen mahdollistaa vuoropuhelun: vastaanottajasta tulee välillä viestijä ja päinvastoin. Mahdolliset lisäkysymykset voidaan esittää ja epäselvyydet käydä läpi välittömästi.

Organisaation viestintätilanteissa sama viesti pitää saada välitetyksi useille – usein jopa sadoille – vastaanottajille samaan aikaan. Laissa yhteistoiminnasta yrityksissä eli ns. YT-laissa määritellään työnantajan tiedotusvelvollisuuksia erityisesti henkilöstön osalta. Lisäksi pörssiyhtiöiden ulkoiselle ja sisäiselle viestinnälle on omat norminsa. Järjestömaailmassa viestinnän periaatteet ja käytännöt ovat vapaampia myös sisäisen viestinnän osalta.

Joko perinteiset tai verkossa järjestetyt tiedotustilaisuudet ovat suositeltavia sisäisen viestinnän keinoja erityisesti silloin, kun välitettävänä on kaikkia työntekijöitä koskevia tai hankalia asioita. Reaaliaikainen tilanne mahdollistaa keskustelut ja viestii työntekijöille siitä, että asia on tärkeä; niin tärkeä, että organisaation johto tai osaston esimiehet haluavat uhrata sille aikaansa ja olla läsnä.

Usein kuulee sanottavan, että organisaation kaikki toiminta on viestintää. Joka tapauksessa viestinnän merkitys on jatkuvasti kasvanut yhteiskunnassa, niin myös työelämässä. Myös johtaminen on ennen kaikkea viestintää: sanallista ja sanatonta; asennetta ja läsnä olemista. Muutostilanteissa ja -johtamisessa oikea-aikaisen ja tasapuolisen viestinnän merkitys edelleen korostuu.

Johto on ratkaisevassa asemassa myös organisaation viestintäkulttuurin luomisessa. Avoimuus synnyttää avoimuutta. Kun viestintään suhtaudutaan mahdollisuutena ja avoimuuteen itsestään selvänä osana organisaatiokulttuuria, viestintä voi tukea organisaation perustehtävää ja menestymistä. Avoin viestintä lisää myös työtyytyväisyyttä.

Järjestöissä sisäisen viestinnän kohderyhmiä palkattujen työntekijöiden lisäksi ovat ainakin jäsenet, vapaaehtoiset sekä luottamustehtävissä toimivat aktiivit. Järjestöjen välillä on eroja siinä, kuka lasketaan vapaaehtoiseksi, keitä nimitetään aktiiveiksi ja mitkä kaikki tehtävät ovat luottamustehtäviä. Osa jäsenistä on samanaikaisesti luottamushenkilöitä ja kuuluvat näin ollen useampaan kuin yhteen viestinnän kohderyhmään.

Järjestöjen perinteisiä sisäisen viestinnän välineitä ovat jäsenille suunnatut tiedotteet ja lehdet. Monet järjestöt julkaisevat lisäksi ulkoisille sidosryhmille suunnattua aikakaus- tai muuta lehteä. Hallituksen ja muiden luottamuselinten jäseniä on perinteisesti lähestytty kirjeitse.

Monissa järjestöissä sähköisen viestinnän keinot ovat korvanneet tai korvaamassa perinteisen kirjepostin ainakin luottamus- ja aktiivijäsenten tavoittamisessa. Sähköposti sopii nopeaan tiedonvälitykseen ja tilanteisiin, joissa esimerkiksi hallituksen jäsenten pitää reagoida asiaan viipymättä. Järjestön intranettiin voidaan luoda hallituksen jäsenten keskustelu- ja tiedonvaihtokanavia. Intranet on kätevä väline myös kokousasiakirjojen välittämiseen, käsittelyyn ja säilytykseen.

Intranettiin voidaan perustaa omia kansioita ja muita, käytettävään järjestelmään perustuvia ratkaisuja järjestön vapaaehtoisryhmille, aktiivijäsenille ja hankkeille. Intranet sopii myös sisäisen, vain jäsenistölle suunnatun tiedon välitykseen: esimerkiksi vuosikokousdokumentit voidaan sijoittaa intranetiin, jolloin vältytään vaivalloiselta ja kalliilta postitusrumbalta.

Monissa järjestöissä pohdittaneen jäsenlehden korvaamista sähköisellä verkkolehdellä esimerkiksi kustannussyistä. Ratkaisut ovat järjestökohtaisia. Sähköinen, esimerkiksi kerran kuussa ilmestyvä verkkolehti ei tiedon välityksen kanavana kuitenkaan ole printtilehteä nopeampi eikä näin ollen korvaa sisäisiä, verkossa julkaistavia tai jäsenille sähköpostitse lähetettäviä tiedotteita ja kampanjaviestejä. Eri vaihtoehtoja punnitessa kannattaa huomioida myös jäsenlehden järjestön identiteettiä tukeva, imagoa luova ja yhtenäisyyttä rakentava merkitys.

Sähköisen ja mobiiliviestinnän nousukautena ei kannata unohtaa henkilökohtaisen viestinnän merkitystä. Puhelinsoitto voi joskus olla sähköpostia arvokkaampi tapa välittää tietoa ja varsinkin ikäviä uutisia. Myös kokoukset ovat viestintätilanteita, ja ne muokkaavat osaltaan järjestön organisaatio- ja viestintäkulttuuria. Kokouskäytäntöihin kannattaa siis panostaa. Kokouksia voidaan suunnitella yhdessä jäsenten kanssa ja kehittää niitä osallistaviksi, sellaisiksi, että jäsenet kokevat olevansa tarpeellisia, jopa välttämättömiä järjestövaikuttajia.