Järjestötoiminnan tietopalvelu – Järjestö- ja yhdistystoiminta
1. Perustehtävä muutoksessa – Projektit järjestön toiminta-ajatuksen haasteena
Atso Juote, 31.12.2004
*Artikkeli
Projektit ovat eri syistä olleet jo pitkään eräs keskeisistä järjestöjen toimintamuodoista. Projektit ovat luonteva tapa tehdä kehitystyötä rajallisilla resursseilla, olipa kyse sitten järjestön kehittämisestä tai sosiaalisen innovaation tuottamisesta yhteiskuntaan. Projektit tarjoavat mahdollisuuden johtaa ja hallita muutos- tai kehitystyötä. Merkittävälle osalla järjestöjä projektit ovat tapa hankkia resursseja. Raha-automaattiyhdistyksen ja Eu:n rahaa pyritään projektien avulla kanavoimaan järjestöjen toimintaan.
Ulkopuolinen rahoitus ja vakituistenkin toimien hahmottaminen projekteina saattaa yllättävällä tavalla haastaa järjestön perustehtävän. Syntyy tilanteita, joissa projektin kautta järjestölle on syntymässä uusia tehtäviä tai vanhat tehtävät saavat uuden tulkinnan.
Perustehtävä on moninainen
Perustehtävällä tarkoitetaan eri keskusteluperinteissä eri asioita. Perustehtävä on mm. ”Perimmäinen syy, jonka vuoksi organisaatio on olemassa.” tai se on toiminnan tarkoitus tai se on niiden ydintehtävien joukko, joiden kautta yhteisö on olemassa (esim. Eric Miller 1999, Christensen 2003). Perustehtävällä voidaan ymmärtää myös yhteiskunnassa tarjolla olevia tehtäviä – mahdollisuuksia asioita, joita järjestö voisi tehdä. Esimerkkeinä mahdollisuuksista ovat Raha-automaattiyhdistyksen painopistealueet, kuntien ulkoistettavaksi tarjolla olevat tehtävät tai vaikkapa eri intressiryhmien odotukset. Peter Senge (1994) on puhunut visiosta tulevaisuuteen sijoittuvana perustehtävänä. Visio kuvaa jännitettä tämän hetken todellisuuden ja toivetilan välillä.
Perustehtävä kytkeytyy myös vahvasti ihmisten minäkuvaan. Olemme sitä, mitä teemme. Samaistumme työhömme. Perustehtävän identiteettiluonne selittää osaltaan perustehtävään liittyviä ristiriitoja. Ns. muutosvastarinnassa tai muutospaineessa saattaa olla kyse työntekijöiden ja vapaaehtoisten halusta samaistua johonkin tehtävään ja välttää toista.
Perustehtävä toimintana, luottamuksena ja rahana
Keskustelu sosiaalisesta pääomasta ja muista pääoman lajeista (esim. Putnam 1993 ja Bordiu 1995) mahdollistaa perustehtävän tarkastelun useammasta ulottuvuudesta, jotka ovat osin päällekkäisiä, osin toisistaan riippumattomia. Perustehtävä voidaan nähdä toiminnallisena: niiden toimenpiteiden tekemisenä, joiden seurauksena syntyy perustehtävän mukaisia tuloksia. Kansantanssiperinteen vaaliminen mahdollistuu tanssimalla kansantansseja. Perustehtävään liittyy myös sosiaalinen ulottuvuus. Minkä tahansa yhteisön on hengissä pysyäkseen toimittava niin, että jäsenet ja sidosryhmät pitkällä aikavälillä luottavat ja ovat valmiit samaistumaan yhteisön toimintaan.
Yhteisöllä on myös taloudellinen tehtävä. Oman itsemääräämisoikeutensa ja riippumattomuutensa turvaamiseksi järjestöjen on kerättävä taloudellisia voimavaroja. Pääomien tarkastelu antaisi oikeutuksen puhua myös symbolisista tehtävistä. Tällaisesta lienee kysymys rituaalinomaisissa toiminnoissa, joiden logiikka liittyy perustehtävän merkitysten ylläpitämiseen eikä niinkään tuloksiin. Esimerkkinä symbolisista tehtävistä voisi mainita palvelutempaukset, joiden taloudellinen tuotto on pieni sekä mielenilmaukset yhteiskunnallisen vaikuttamisen muotona. Lienee selvää, että ajoittain toiminnallinen, sosiaalinen, symbolinen ja taloudellinen tehtävä ymmärretään kapea-alaisina ja toisistaan riippumattomina. Projekteja perustellaan sen tuomalla rahalla. Toiminnallisia tehtäviä tehdään, vaikka se aiheuttaa jäsenten vieraantumista. Luottamuksen nimissä ylläpidetään käytäntöjä, joilla ei ole mitään tekemistä järjestön muun toiminnan kanssa.
Säännöt antavat yleensä vähän turvaa perustehtävään
Järjestöjen sääntöihin kirjattu toiminnan tarkoitus-pykälä kuvaa usein perustehtävää – sillä varauksella, että se aidosti kuvaa, sitä, mitä järjestö tekee. Useimmiten toiminnan tarkoitus on esitetty niin, abstraktilla tai yleisellä tasolla, että sen yhteys toimintaan jää epäselväksi. Järjestön todellinen tehtävä näkyy arjessa tehtävinä, joihin jäsenistö ja työntekijät ovat sitoutuneita. Edellä kuvatut mahdollisuudet hahmottaa perustehtävä tulevan ja nykyisen jännitteenä, mahdollisuutena tarttua erilaisiin tehtäviin tai tekijöiden minäkuvan ilmenemismuotoina kuvaavat perustehtävän hahmottamiseen mahdollisesti liittyviä ristiriitoja. Järjestölle, jolla on epäselvä käsitys oman toimintansa tarkoituksesta, tarjoaa projekti helpotusta epämääräisyyteen ja jopa pelastusta tarkoituksettomuudesta. Projektimaisen työotteen logiikka tuottaa väistämättä selkeitä – joskin rajallisia – tarkoituksia.
Projektin tehtävä on selvä – vai onko?
Työtapana projektiin sisältyy rationaalisuuden sudenkuoppa. Klassisissa projektin määritelmissä projektina pidetään hanketta, joka pyrkii muutokseen, jossa muutoksen kriteereinä on mitattavia tavoitteita, jota varten on perustettu oma organisaationsa ja jolle on varatuttu omat resurssinsa. Määritelmään sisältyy ajatus projektiorganisaation autonomiasta. Projektilla on vapaus päämääränsä tavoitteluun annetuissa rajoissa. Tämä vapaus synnyttää väistämättä alati tarkentuvia ja muuttuvia kuvauksia toiminnan tarkoituksesta. Samalla minkä tahansa organisaation ominaisuuksiin – myös projektiorganisaatioiden – kuuluu tarkastella muita omien rajojensa takaa. Projektin perustaminen synnyttää jo lähtökohtaisesti tilanteen, jossa on meitä ja toisia. Me, jotka kuulumme projektiin ja toiset – erilaiset – jotka eivät kuulu.
Järjestöjen organisoimia projekteja seuranneille projektien ja emo-organisaatioiden väliset konfliktit ovat tuttu ilmiö. Mahdollisuudet konflikteihin ovat rajattomat. Pohjimmiltaan ongelmat ovat peräisin huonosti tehdystä projektin määrittelystä. Peter Sengen (1990) ajattelua siteeraten: ”Systeemeissä tämän päivän ongelmat ovat seurausta eilisen virheistä.” Useimmiten projektilla on vaikutuksia ja projekti saavuttaa tuloksia, joita ei ole kuvattu projektisuunnitelmissa. Itseään määräävinä olioina projektit tarttuvat mahdollisiin tuloksiin niitä huomatessaan, riippumatta siitä, haluttiinko niitä projektin asettajan toimesta vai ei.
Tulokset perustehtävänä?
Projektin luonteeseen kuuluu, että välittömät tulokset on yleensä helppo kuvata. Seurauksia ja vaikutuksia pidemmällä välillä on sen sijaan vaikea hahmottaa – ainakaan etukäteen. Erityisesti uutta synnyttävät hankkeet ovat tilanteessa, jossa uusia saavutettavissa olevia tuloksia tunnistetaan jatkuvasti. Järjestömaailmassa on lukuisia esimerkkejä projektien saavuttamista tuloksista, joiden käyttöön otto järjestössä vaatisi järjestön toiminta-ajatuksen perinpohjaista muuttamista. Lääkäreiden järjestön pitäisi muuttua potilasjärjestöksi (potilaitten osallistamishanke), potilasjärjestön pitäisi muuttua omaisjärjestöksi (omaiset potilaan tukena --hanke), neuvontajärjestön tulisi muuttua tuetun asumisen ylläpitäjäksi (asumisen ongelmia ratkova hanke) jne.
Yhteistyökumppaneiden suhteiden kehittyminen
Projektiin osallistuu usein erilaisia yhteistyökumppaneita. Projekti vaikuttaa näiden yhteistoimintaan. Joskus projektin tulos saattaa olla kumppaneiden myönteinen kokemus yhteistyöstä. Kokemus vahvistaa verkoston keskinäistä luottamusta ja mahdollistaa tulevaisuuden hankkeiden toteuttamisen. Päinvastainen tulos voi viedä järjestöltä kumppanit pitkäksi aikaa.
Projektit ja julkisuus
Pienetkin projektit kiinnostavat usein lehtiä, paikallisradiota ja muuta mediaa. Useimmiten projekteihin liittyy tiedotusta ja informaation jakamista, esimerkiksi lentolehtisten jakamista tai ilmoituksia julkisilla paikoilla. Joskus ulkopuolisesta näyttää siltä, että projektin tosiasiallinen tehtävä on olla julkisuudessa, projekti onkin tiedotushanke. Olipa tiedotus tavoitteellista ja omasta aktiivisuudesta syntynyttä tai julkisen sanan kiinnostuksesta sattumalta noussutta, se vaikuttaa projektiin ja projektin taustalla olevan yhteisön toimintaan. Ihmiset alkavat toivottavasti ajatella hankkeesta ja sen taustalla olevista tahoista myönteisesti. Myönteisen julkisuuden seurauksena on helpompi toteuttaa meneillään olevaa hanketta, mutta myös kaikkea muuta toimintaa, johon hanke samaistetaan. Paikalliset kauppiaat antavat mielellään lahjoituksia hyvänä pitämäänsä tarkoitukseen, kunnanvaltuusto päättää ylimääräisestä avustuksesta, ylikansallinen yritys päättää kytkeä hankeen sponsorointiohjelmaansa jne. Vastaavasti kielteinen julkisuus vaikeuttaa kaikkea tekemistä. Julkisuuteen liittyy myös ilmiöitä, jotka eivät ole projektin tekijöiden hallittavissa. Uutinen pakolaisprojektista saattaa synnyttää pakolaiskeskustelun, jossa sekä lehdet että yksittäiset kansalaiset alkavat kommentoida toisiaan projektista riippumatta. Näin syntyneen keskustelun kärjekkäät mielipiteet saattavat johtaa siihen, että projektin tukijat vetäytyvät hankkeesta pois.
Vaikutukset yhteiskuntasuhteisiin
Projektit vaikuttavat organisaation yhteiskuntasuhteisiin. Projektin vuoksi ja nimissä on luontevaa ottaa yhteyttä sellaisiinkin tahoihin, joihin ei ehkä normaalisti olisi tullut otettua yhteyttä. Projektin kautta syntyneet suhteet ovat organisaation omaisuutta pitkään sen jälkeenkin, kun itse projekti on ohi. Yritykset saattavat olla kiinnostuneita sponsoroimaan järjestöä, Lionsclub haluaa muistaa jakaessaan vuotuisia avustuksia, kaupungin nuorisotoimi ehdottaa yhteistyötä uuden projektin tiimoilta, sosiaalitoimi pyytää apua, Mannerheimin lastensuojeluliitto ja muut yhdistykset ehdottavat kumppanuutta jne.
Vaikutukset vastuuyhteisön talouteen ja toimintaan
Projektit vaikuttavat aina emo-organisaation toimintaan ja talouteen. Mitä isompi projekti on suhteessa normaaliin toimintaan, sitä suurempia ovat vaikutukset. Usein aktiivisimmat, eniten kehittämisestä kiinnostuneet ilmoittautuvat projekteihin ja ovat siten poissa normaalista toiminnasta. Järjestössä herää helposti kysymys vakiintuneen toiminnan ylläpitämisestä ja sen edellytyksistä.
Suomessa on lukemattomia kansalaisjärjestöjä, jotka ansaitsevat ja ylläpitävät toimintaansa projektien avulla kerätyillä tuotoilla. Vaikka yhteisöt eivät keräisi varsinaista voittoa, täytyy projektien kattaa hallinnosta – myös taloushallinnosta – aiheutuvat kulut. Mikäli projektiin sitoutuu paljon rahaa, vaikuttaa se yhteisön mahdollisuuksiin toteuttaa muuta toimintaa. Vaikka projekti olisikin itse itsensä rahoittava, saattavat tulot ja menot ajoittua eri aikoihin. Riippuen järjestyksestä (rahoituksen etu- tai takapainotteisuus), yhteisön talousvastaavat joko hymyilevät tai ahdistuvat.
