Järjestötoiminnan tietopalvelu – Järjestö- ja yhdistystoiminta


"Se on jo intrassa"
– Sisäisen viestinnän rajattomat mahdollisuudet

Sari Kuvaja, 16.1.2007


*Artikkeli


Henkilökohtainen tapaaminen on todennäköisesti kaikkein tehokkain ja varmin tapa välittää ajatuksiaan ja näkemyksiään vastaanottajalle haluamassaan muodossa. Kasvokkain voi hyödyntää monipuolisesti erilaisia inhimillisen vuorovaikutuksen keinoja: sanoja, eleitä, ilmeitä, asentoja, tuoksuja ja värejä. Henkilökohtainen tapaaminen mahdollistaa vuoropuhelun: vastaanottajasta tulee välillä viestijä ja päinvastoin. Mahdolliset lisäkysymykset voidaan esittää ja epäselvyydet käydä läpi välittömästi.


Organisaation viestintätilanteissa sama viesti pitää saada välitetyksi useille – usein jopa sadoille – vastaanottajille samaan aikaan. Laissa yhteistoiminnasta yrityksissä eli ns. YT-laissa määritellään työnantajan tiedotusvelvollisuuksia erityisesti henkilöstön osalta. Lisäksi pörssiyhtiöiden ulkoiselle ja sisäiselle viestinnälle on omat norminsa. Järjestömaailmassa viestinnän periaatteet ja käytännöt ovat vapaampia myös sisäisen viestinnän osalta.


Joko perinteiset tai verkossa järjestetyt tiedotustilaisuudet ovat suositeltavia sisäisen viestinnän keinoja erityisesti silloin, kun välitettävänä on kaikkia työntekijöitä koskevia tai hankalia asioita. Reaaliaikainen tilanne mahdollistaa keskustelut ja viestii työntekijöille siitä, että asia on tärkeä; niin tärkeä, että organisaation johto tai osaston esimiehet haluavat uhrata sille aikaansa ja olla läsnä.

Usein kuulee sanottavan, että organisaation kaikki toiminta on viestintää. Joka tapauksessa viestinnän merkitys on jatkuvasti kasvanut yhteiskunnassa, niin myös työelämässä. Myös johtaminen on ennen kaikkea viestintää: sanallista ja sanatonta; asennetta ja läsnä olemista. Muutostilanteissa ja -johtamisessa oikea-aikaisen ja tasapuolisen viestinnän merkitys edelleen korostuu.


Johto on ratkaisevassa asemassa myös organisaation viestintäkulttuurin luomisessa. Avoimuus synnyttää avoimuutta. Kun viestintään suhtaudutaan mahdollisuutena ja avoimuuteen itsestään selvänä osana organisaatiokulttuuria, viestintä voi tukea organisaation perustehtävää ja menestymistä. Avoin viestintä lisää myös työtyytyväisyyttä.


Järjestöissä sisäisen viestinnän kohderyhmiä palkattujen työntekijöiden lisäksi ovat ainakin jäsenet, vapaaehtoiset sekä luottamustehtävissä toimivat aktiivit. Järjestöjen välillä on eroja siinä, kuka lasketaan vapaaehtoiseksi, keitä nimitetään aktiiveiksi ja mitkä kaikki tehtävät ovat luottamustehtäviä. Osa jäsenistä on samanaikaisesti luottamushenkilöitä ja kuuluvat näin ollen useampaan kuin yhteen viestinnän kohderyhmään.


Järjestöjen perinteisiä sisäisen viestinnän välineitä ovat jäsenille suunnatut tiedotteet ja lehdet. Monet järjestöt julkaisevat lisäksi ulkoisille sidosryhmille suunnattua aikakaus- tai muuta lehteä. Hallituksen ja muiden luottamuselinten jäseniä on perinteisesti lähestytty kirjeitse.


Monissa järjestöissä sähköisen viestinnän keinot ovat korvanneet tai korvaamassa perinteisen kirjepostin ainakin luottamus- ja aktiivijäsenten tavoittamisessa. Sähköposti sopii nopeaan tiedonvälitykseen ja tilanteisiin, joissa esimerkiksi hallituksen jäsenten pitää reagoida asiaan viipymättä. Järjestön intranettiin voidaan luoda hallituksen jäsenten keskustelu- ja tiedonvaihtokanavia. Intranet on kätevä väline myös kokousasiakirjojen välittämiseen, käsittelyyn ja säilytykseen.


Intranettiin voidaan perustaa omia kansioita ja muita, käytettävään järjestelmään perustuvia ratkaisuja järjestön vapaaehtoisryhmille, aktiivijäsenille ja hankkeille. Intranet sopii myös sisäisen, vain jäsenistölle suunnatun tiedon välitykseen: esimerkiksi vuosikokousdokumentit voidaan sijoittaa intranetiin, jolloin vältytään vaivalloiselta ja kalliilta postitusrumbalta.


Monissa järjestöissä pohdittaneen jäsenlehden korvaamista sähköisellä verkkolehdellä esimerkiksi kustannussyistä. Ratkaisut ovat järjestökohtaisia. Sähköinen, esimerkiksi kerran kuussa ilmestyvä verkkolehti ei tiedon välityksen kanavana kuitenkaan ole printtilehteä nopeampi eikä näin ollen korvaa sisäisiä, verkossa julkaistavia tai jäsenille sähköpostitse lähetettäviä tiedotteita ja kampanjaviestejä. Eri vaihtoehtoja punnitessa kannattaa huomioida myös jäsenlehden järjestön identiteettiä tukeva, imagoa luova ja yhtenäisyyttä rakentava merkitys.


Sähköisen ja mobiiliviestinnän nousukautena ei kannata unohtaa henkilökohtaisen viestinnän merkitystä. Puhelinsoitto voi joskus olla sähköpostia arvokkaampi tapa välittää tietoa ja varsinkin ikäviä uutisia. Myös kokoukset ovat viestintätilanteita, ja ne muokkaavat osaltaan järjestön organisaatio- ja viestintäkulttuuria. Kokouskäytäntöihin kannattaa siis panostaa. Kokouksia voidaan suunnitella yhdessä jäsenten kanssa ja kehittää niitä osallistaviksi, sellaisiksi, että jäsenet kokevat olevansa tarpeellisia, jopa välttämättömiä järjestövaikuttajia.

 


Tämä sivusto käyttää evästeitä sivuston käyttöä koskevien tietojen keräämiseksi. Kun käytät tätä sivustoa, hyväksyt evästeiden käytön.
Sulje

Evästekäytännöt

Tätä sivustoa käyttämällä hyväksyt, että voimme asettaa evästeitä tietokoneellesi tai mobiililaitteeseesi.

1. Mitä evästeet ovat?

Evästeet ovat pieniä datatiedostoja, jotka siirtyvät tietokoneellesi, kun otat yhteyden johonkin verkkosivustoon. Evästeet tallentuvat selaimen käyttämien tiedostojen yhteyteen.

Lisätietoa evästeistä saat sivulta www.aboutcookies.org.

2. Miksi evästeitä käytetään?

Evästeet tunnistavat tietokoneesi, kun tulet sivustolle uudelleen. Ne muistavat myös sivustolla aikaisemmin tekemäsi valinnat ja parantavat siten sivuston käyttökokemusta. Evästeiden avulla pystyy esimerkiksi tunnistamaan käyttäjän laitteet sekä mukauttamaan mahdollisia mainoksia sivuilla sekä mahdollisissa muissa palveluissa.

3. Mitä evästeitä käytetään?

Jotkin evästeet ovat sivustomme teknisen toiminnan ja käytön vuoksi välttämättömiä. Nämä evästeet eivät kerää käyttäjästä tietoa, jota voitaisiin hyödyntää markkinoinnissa tai muistamaan käyttäjän valitsemia sivustoja.

Suorituskykyä mittaavat evästeemme keräävät tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivujamme (esim. eniten käytetyt sivut, mahdolliset virheviestit). Nämä evästeet eivät kerää käyttäjistä tunnistettavia tietoja, vaan ne ovat anonyymejä ja niitä käytetään ainoastaan parantamaan nettisivujen toimivuutta.

Sivuilla olevat kolmansien osapuolten liitännäispalvelut (esim. mainokset, YouTube-videot, Google-tilastointi tai Facebook-liitännäiset) saattavat tallentaa käyttäjän tunnistamiseen käytettävää tietoa, mihin emme valitettavasti voi vaikuttaa. Jos haluat estää niitä seuraamasta liikkumistasi verkossa, voit kytkeä ns. kolmannen osapuolen evästeet pois käytöstä selaimesi asetuksista. Ohjeet löydät selaimesi ohjesivuilta.

Sivuillamme saattaa olla myös painikkeita, jotka helpottavat sisällön jakamista eri verkkoviestintäympäristöihin ja sosiaaliseen mediaan. Jos käytät näitä painikkeita, valitsemaltasi palvelulta voidaan asettaa eväste päätelaitteellesi. Nämä evästeet eivät ole hallinnassamme. Lisätietoja kolmannen osapuolen evästeiden käytöstä saat kyseisen osapuolen verkkosivulta.

4. Evästeiden hallinta ja estäminen

Jos et halua vastaanottaa evästeitä, voit muuttaa Internet-selaimesi asetuksia niin, että saat ilmoituksen aina kun evästeitä ollaan lähettämässä tietokoneellesi. Vaihtoehtoisesti voit estää evästeiden käytön kokonaan. Evästeiden käyttöä voi rajoittaa tai sen voi estää Internet-selaimen kautta (katso tarkemmat tiedot selaimen ohjeista).

Jos estät evästeiden tallennuksen tai poistat ne käytöstä, jotkin verkkosivujemme toiminnoista eivät välttämättä toimi oikein.

Sulje