Järjestötoiminnan tietopalvelu – Järjestö- ja yhdistystoiminta


Kohderyhmät kärkeen
– Viestintää ei tehdä itselle

Sari Kuvaja, 16.1.2007


*Artikkeli


Kliseeksi muodostunut sanonta ”hyvin suunniteltu on puoliksi tehty” pätee viestintään yhtä hyvin, ellei paremminkin kuin moneen muuhun työhön. Suunnittelulla voidaan priorisoida viestinnän tavoitteet ja toimenpiteet ja ennakoida erityisiä voimavaroja vaativat tilanteet. Kampanjoille ja poikkeuksellisille tapahtumille, kuten merkkivuosille ja juhlaseminaareille, tehdään omat viestintäsuunnitelmansa.


Järjestöissä strategioiden ja vuosi- tai toimintasuunnitelmien laatiminen on itsestään selvää rutiinia. Viestintästrategiat ja -suunnitelmat kannattaa omaksua samanlaiseksi rutiiniksi. Termien sisällöt voivat vaihdella organisaatiokohtaisesti, mutta yleensä viestintästrategialla tarkoitetaan pitkän aikavälin työvälinettä, jossa määritellään organisaation tavoitteet ja tavoitemielikuva eli se, minkälaiseksi organisaatiota pyritään kehittämään ja miltä sen halutaan näyttävän esimerkiksi viiden vuoden kuluttua. Strategian taustaksi kannattaa tehdä hiukan pohjatyötä eli tutkia, millainen mielikuva järjestön keskeisillä sidosryhmillä juuri nyt on ja miten paljon se poikkeaa tavoitellusta.


Strategisessa työskentelyssä määritellään viestinnän asema ja tehtävät juuri kyseisessä organisaatiossa. Kuka johtaa viestintää ja miten viestintä muuten organisoidaan? Millaiset viestintävastuut kullakin työntekijällä on? Viestintästrategiassa voidaan määritellä myös viestinnän painopistealueet eli ne osa-alueet, joiden kehittämiseen tiettynä ajanjaksona panostetaan. Tällaisia painopistealueita voivat olla esimerkiksi henkilöstön kouluttaminen, vapaaehtoisten rekrytointi ja viestintävälineiden päivittäminen.


Viestinnän tärkein tehtävä on organisaation perustehtävän tukeminen: viestinnällä tuetaan organisaation tavoitteiden saavuttamista viestinnän keinoin. Viestinnälle asetetaan tavoitteet ja niiden saavuttamista mitataan aivan kuten muutakin toimintaa. Tavoitteet eivät ole tekemistä vaan tuloksia. Ei siis mitata esimerkiksi lähetettyjen mediatiedotteiden määrää vaan sitä, julkaistiinko niiden pohjalta juttuja ja millaisia jutut olivat. Tulivatko järjestön viestit esille toivotulla tavalla?


Kohderyhmät ovat keskeinen, ellei keskeisin viestinnän suunnittelua ja toteuttamista ohjaava tekijä. Se, kenelle viesti kerrotaan tai kohdennetaan, määrittelee sekä viestinnän sisällön että valittavat keinot ja välineet.


Yhdellä välineellä - kuten lehdistötiedote, jäsenlehti tai ilmoitus - tavoittaa yleensä vain rajallisen määrän kohderyhmiä. Yleensä on parempi rajoittaa kohderyhmiä kuin yrittää tavoittaa epämääräisesti ”kaikki suomalaiset” tai ”kaikki alueen asukkaat”. Keinot valitaan kohderyhmittäin, kohderyhmän arvojen ja odotusten mukaisesti.


Kiireessä voi helposti unohtua, että viestiä ei kirjoiteta itselle vaan jollekin toiselle, jonka tiedon tarpeisiin viestillä pitäisi pystyä vastaamaan. Kohderyhmien odotuksiin kannattaa siis perehtyä jo etukäteen. Jos viesti ei mene perille tai vaikuta viestin vastaanottajaan odotetulla tavalla, vika ei ole vastaanottajassa. Yleensä vika tai erhe on viestin lähettäjässä: viestin sisältö on muotoiltu niin, että vastaanottaja ei viestiä ymmärrä; väline on väärä; tai ajoitus on vastaanottajan kannalta huonosti valittu. Jos viestinnällä ei saavuteta asetettuja tavoitteita, mahdolliset erehdykset tai väärin valitut keinot on syytä analysoida, jotta seuraavalla kerralla viestit välittyisivät ja osuisivat tehokkaammin.


Organisaation keskeisiä kohderyhmiä ovat ainakin

  • vakituiset työntekijät
  • vapaaehtoiset työntekijät
  • jäsenet ja tukijat
  • muut alan järjestöt
  • rahoittajat
  • tiedotusvälineet, toimittajat
  • poliitikot ja viranomaiset
  • ns. suuri yleisö
  • alan tutkijat ja muut asiantuntijat
  • yritykset ja liike-elämän edustajat.

Pienessä ja miksei suuremmassakin järjestössä voi tuntua mahdottomalta räätälöidä jokaiselle kohderyhmälle juuri sille sopiva viesti ja käyttää kyseisen kohderyhmän kannalta mielekkäintä välinettä. Siksi kannattaa priorisoida ja kohdentaa viestintä niille ryhmille, jotka ovat järjestön toiminnan tai esimerkiksi käynnistymässä olevan kampanjan menestymisen kannalta kaikkein keskeisimpiä. Kohderyhmien tärkeys voi vaihdella ajankohdan mukaan. Kaikkia tärkeimpiä kohderyhmiä on syytä pitää ajan tasalla ainakin päätapahtumista. Ja kaikkia kohderyhmiä on syytä muistaa ainakin joskus. Joitakin pitää muistaa aina.

 


Tämä sivusto käyttää evästeitä sivuston käyttöä koskevien tietojen keräämiseksi. Kun käytät tätä sivustoa, hyväksyt evästeiden käytön.
Sulje

Evästekäytännöt

Tätä sivustoa käyttämällä hyväksyt, että voimme asettaa evästeitä tietokoneellesi tai mobiililaitteeseesi.

1. Mitä evästeet ovat?

Evästeet ovat pieniä datatiedostoja, jotka siirtyvät tietokoneellesi, kun otat yhteyden johonkin verkkosivustoon. Evästeet tallentuvat selaimen käyttämien tiedostojen yhteyteen.

Lisätietoa evästeistä saat sivulta www.aboutcookies.org.

2. Miksi evästeitä käytetään?

Evästeet tunnistavat tietokoneesi, kun tulet sivustolle uudelleen. Ne muistavat myös sivustolla aikaisemmin tekemäsi valinnat ja parantavat siten sivuston käyttökokemusta. Evästeiden avulla pystyy esimerkiksi tunnistamaan käyttäjän laitteet sekä mukauttamaan mahdollisia mainoksia sivuilla sekä mahdollisissa muissa palveluissa.

3. Mitä evästeitä käytetään?

Jotkin evästeet ovat sivustomme teknisen toiminnan ja käytön vuoksi välttämättömiä. Nämä evästeet eivät kerää käyttäjästä tietoa, jota voitaisiin hyödyntää markkinoinnissa tai muistamaan käyttäjän valitsemia sivustoja.

Suorituskykyä mittaavat evästeemme keräävät tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivujamme (esim. eniten käytetyt sivut, mahdolliset virheviestit). Nämä evästeet eivät kerää käyttäjistä tunnistettavia tietoja, vaan ne ovat anonyymejä ja niitä käytetään ainoastaan parantamaan nettisivujen toimivuutta.

Sivuilla olevat kolmansien osapuolten liitännäispalvelut (esim. mainokset, YouTube-videot, Google-tilastointi tai Facebook-liitännäiset) saattavat tallentaa käyttäjän tunnistamiseen käytettävää tietoa, mihin emme valitettavasti voi vaikuttaa. Jos haluat estää niitä seuraamasta liikkumistasi verkossa, voit kytkeä ns. kolmannen osapuolen evästeet pois käytöstä selaimesi asetuksista. Ohjeet löydät selaimesi ohjesivuilta.

Sivuillamme saattaa olla myös painikkeita, jotka helpottavat sisällön jakamista eri verkkoviestintäympäristöihin ja sosiaaliseen mediaan. Jos käytät näitä painikkeita, valitsemaltasi palvelulta voidaan asettaa eväste päätelaitteellesi. Nämä evästeet eivät ole hallinnassamme. Lisätietoja kolmannen osapuolen evästeiden käytöstä saat kyseisen osapuolen verkkosivulta.

4. Evästeiden hallinta ja estäminen

Jos et halua vastaanottaa evästeitä, voit muuttaa Internet-selaimesi asetuksia niin, että saat ilmoituksen aina kun evästeitä ollaan lähettämässä tietokoneellesi. Vaihtoehtoisesti voit estää evästeiden käytön kokonaan. Evästeiden käyttöä voi rajoittaa tai sen voi estää Internet-selaimen kautta (katso tarkemmat tiedot selaimen ohjeista).

Jos estät evästeiden tallennuksen tai poistat ne käytöstä, jotkin verkkosivujemme toiminnoista eivät välttämättä toimi oikein.

Sulje