Henkilökohtainen viesti aktivoi

Hengitysliitolla ja sen paikallisyhdistyksillä on hyviä kokemuksia ryhmätekstiviestipalvelun käytöstä.

Jäsenten osallistumisaktiivisuuden kanssa painivat monet yhdistykset. Vuosikokouksiin osallistuu yhä vähemmän jäseniä. Useimmin paikalla on yhdistyksen hallituksen lisäksi jäsen tai pari jäsentä. Tapahtumiin, joiden järjestäminen vaatii yhdistykseltä kohtuullista tarmoa, osallistuu kourallinen jäseniä. Into osallistua ja vääjäämättä into järjestää väljähtyvät. Eipä aikaakaan, kun yhdistyksen toiminta on yhtä kuin sen hallituksen kokoukset.

Yhdistystoiminnan ajan trendejä ovat osallistumisen lyhytkestoisuus, projektinomaisuus ja sirpaleisuus. Jäsen sitoutuu yhdistykseensä, jos hän löytää yhdistyksen toiminnan tarkoituksesta jotain niin henkilökohtaista, että sillä on hänelle henkilökohtaista merkitystä. Tämäkään ei riitä vielä siihen, että jäsen osallistuu – tai jopa toimii – aktiivisesti yhdistyksessä.

Tottakai tulen, kun pyydetään!

Kilpailevien vaihtoehtojen maailmassa ne yhdistykset selviävät voittajina, joilla on keino personoida jäsenaktivointi kustannustehokkaasti. Hengitysliiton jäsentutkimuksessa yli 65 % vastaajista kertoi, että hän osallistuisi yhdistyksen toimintaan, jos häntä pyydettäisiin henkilökohtaisesti. Vastaajista vain 5 % ilmoitti suoraan, että edes henkilökohtainen kutsu ei aktivoi häntä.

Kerran vuodessa ilmestyvä toimintakalenteri tai jäsenkirje ei enää riitä. On oltava keino, jolla muistuttaa henkilökohtaisesti yhdistyksen toiminnasta ja juuri tälle jäsenelle kohdentuvista jäsenpalveluista. Hengitysliiton jäsenistä yli puolet on 65 vuotta täyttäneitä. Suuri osa heistä ei ole tietokoneen käyttäjiä, mutta lähes kaikki omistavat matkapuhelimen ja osaavat vastaanottaa ja lukea tekstiviestejä.

Tästä johtuen Hengitysliitto päätti keskittyä suoran jäsenviestinnän toteuttamisessa mobiiliteknologiaan sähköpostiviestinnän sijasta.

Lähetys nappia painamalla

Liitto ja sen hengitysyhdistykset ovat kokeilleet menestyksellisesti osallistumisen aktivointia ryhmätekstiviestien avulla. Paikallisyhdistyksen toimijoiden on ollut helppo oppia viestien lähettäminen, koska se vaatii vain jonkin verran atk-taitoja.

Hengitysliitto on tehnyt sopimuksen operaattorin kanssa mobiiliohjelman hallinnoinnista ja maksaa siitä pari sataa euroa kuukaudessa. Itse tekstiviesti maksaa lähettäjälle 8 senttiä kappale, ja viestin pituus voi olla enimmillään 160 merkkiä. Viestiin ei voi vastata. Hengitysyhdistys maksaa lähettämänsä viestit itse. Kerralla lähetettävien viestien määrä on rajaton.

Käytännössä yhdistys poimii jäsenrekisteristä esim. Excel-taulukkoon jäsentensä kännykkänumerot ja siirtää sen kirjautumisen kautta operaattorin ryhmätekstiviestiohjelmaan yhdessä haluamansa viestin kanssa. Lähettäminen tapahtuu, kuten nykyisin aina, ”nappia klikkaamalla”.

Yllättäviä yleisöryntäyksiä

Tekstiviestejä on nyt lähetelty parisen vuotta ja ne ovat saaneet kiitettävän vastaanoton sekä yhdistyksiltä että jäseniltä. Jäsenet ovat kokeneet viestin henkilökohtaiseksi kutsuksi, ja ne ovat lisänneet osallistumista. Viesti koetaan ”vain minulle” tarkoitetuksi, kun se tulee omaan puhelimeeni. Mieleenpainuvia esimerkkejä on ollut useita.

Hengitysyhdistys, jonka kirkkopyhätapahtuma uhkasi kuivua kokoon – paikallislehden ensin unohdettua julkaista ilmoitus ja sitten sen julkaistua väärän päivämäärän ”minne mennä” -palstallaan – keksi kokeilla ryhmätekstiviestiä seurauksella, että osallistujien määrä ylitti sekä jäsenmäärän että varattujen kirkkokahvien määrän.

Erään hengitysyhdistyksen paikallistoimintakunta kokeili ryhmätekstiviestiä järjestäessään yhteistä syyskauden avausta. Viesti tavoitti jäsenet hyvin: yli puolet toimikunnan jäsenistä saapui paikalle. Myös vuosikokouksissa on viime aikoina keitelty ylimääräisiä kahveja ja leikattu ohuempia paloja pullaa, jotta tarjoilu on riittänyt kaikille.

Tekstiviesti on edullinen

Nyt on jo hengitysyhdistyksiä, jotka hoitavat jäsenkontaktinsa vain ryhmätekstiviesteillä. Ne maksavat vajaan kymmenesosan kirjepostin hinnasta. Lisäksi yhdistyksen sihteerin aikaa säästyy kirjelähetyksen postitusprosessin hoidosta. Yhdistykset ovat laskeneet, että myös lehdessä ilmoittaminen tulee kalliimmaksi, eikä ilmoitus tavoita yhdistyksen jäseniä siinä määrin kuin tekstiviesti.

Ryhmätekstiviestin käyttöönotto on vaatinut loppujen lopuksi vain matalan teknologiakynnyksen ylittämistä ja ahkeraa kouluttautumista. Liiton edustajat ovat pitäneet maakunnissa muutaman tunnin mittaisia perehdytyksiä selkeän, suomenkielisen tietokoneohjelman käyttöön. Kuvallinen, meidän käyttöömme räätälöity ohje viestien lähettäjälle on saatavilla extranet-palvelussamme ja tarvittaessa annamme neuvontaa myös puhelimessa.

Tämä on selvästi maksanut vaivan ja enemmänkin. Hengitysyhdistykset ja jäsenet ovat olleet tyytyväisiä kustannustehokkaaseen ja käyttäjäystävälliseen viestintäpalveluun. Suosittelemme!

Mervi Puolanne
Järjestöjohtaja, Hengitysliitto

5.9.2011